Gastos de desplazamiento

A petición del Gobierno, la Fundación Laboral ha publicado un informe consultivo sobre el futuro de la indemnización por desplazamiento al trabajo. La Fundación es el órgano consultivo nacional de las organizaciones centrales de empresarios y trabajadores de los Países Bajos. El asesoramiento contiene 12 recomendaciones para el gabinete y los interlocutores sociales sobre el transporte en coche, en bicicleta y en transporte público.

Transporte de vehículos

Recomendación 1: Seguir controlando de cerca el nivel de las dietas por kilometraje no gravadas.
La Fundación considera conveniente fundamentar adecuadamente el nivel de 0,23 euros por kilómetro y permitir que crezca con el aumento de los costes. Se recomienda estudiar la posibilidad de aumentar el tipo impositivo a tanto alzado, para que los empleados no tengan que añadir demasiado a sus gastos de desplazamiento. Actualmente, los 0,23 euros parecen cubrir sólo los costes variables. No será posible reembolsar todos los costes del coche, ya que también hay un uso privado por parte del empleado y depende del coche del empleado cuáles son los costes reales, pero la Fundación pide al Gobierno que estudie si parte de los costes fijos de un coche deberían incluirse en la próxima revisión de la dieta por kilometraje.

Recomendación 2: Revisar si los convenios colectivos en torno al reembolso del kilometraje son suficientes.
La Fundación señala que la indemnización por desplazamiento no gravada puede ser muy interesante desde el punto de vista fiscal, tanto para los empresarios como para los trabajadores, y pide a los sectores que estudien detenidamente su potencial. La Fundación llega a la conclusión de que el límite de 0,23 euros no gravados sólo funciona hasta cierto punto como norma. También parece existir una correlación entre los ingresos y el nivel de compensación. Puede haber buenas razones para ello a nivel sectorial, y posiblemente una indemnización por kilometraje inferior se compense con mejores condiciones de trabajo en otros ámbitos. Sin embargo, los sectores deben considerar cuidadosamente si los grupos de empleados, especialmente los que tienen ingresos más bajos, no se ven perjudicados injustificadamente por ello. También debe considerarse en qué medida el transporte público ofrece una alternativa en términos de disponibilidad y horarios de trabajo.

Recomendación 3: Explorar el uso de la opción fiscal de un régimen de cafetería
Desde el punto de vista fiscal, es posible disponer de una cantidad bruta pagada neta utilizando la exención específica de 0,23 euros si no se utiliza o se utiliza parcialmente. También se pueden financiar otros medios de transporte, como la compra de una bicicleta. La Fundación hace un llamamiento a los sectores para que estudien la posibilidad de utilizarlo con más frecuencia.

Recomendación 4: Eliminar el impuesto adicional sobre el coche compartido
Del memorándum de la Agencia Tributaria en el que se exponen las consecuencias fiscales del uso de vehículos compartidos se desprende que, con más frecuencia de lo esperado, puede darse el caso de que se ponga a disposición del trabajador un vehículo (compartido) por el que deba efectuarse una adición a su salario. Este también puede ser el caso si el empleador proporciona un presupuesto de movilidad. La Fundación considera ilógico que si un presupuesto de movilidad permite a un empleado organizar su propio transporte, por ejemplo mediante un coche compartido, deba pagarse también por ello una prestación imponible adicional.

Recomendación 5: Permitir el reembolso no gravado de los gastos de aparcamiento, además de 0,23 euros por kilómetro.
Aparcar cerca del lugar de trabajo puede dar lugar a un trato desigual entre empleados con y sin coche de alquiler y entre empresarios con y sin aparcamiento propio. Después de todo, con un coche de alquiler, los gastos de aparcamiento se reembolsan como gastos de empresa. Si un empleado sin coche de leasing tiene gastos de aparcamiento, estos gastos sólo pueden reembolsarse libres de impuestos si los gastos totales se mantienen por debajo del límite de kilometraje libre de impuestos de 0,23 euros. La Fundación recomienda eliminar esta desigualdad de trato y considerar el aparcamiento en el lugar de trabajo como parte de los desplazamientos y, por tanto, reembolso libre de impuestos, además de la asignación por kilómetro libre de impuestos de 0,23 euros. A continuación, la Fundación considera ilógico que los gastos de aparcamiento en un P+R no puedan reembolsarse sin impuestos. Sin embargo, se puede conceder una dieta por kilómetro libre de impuestos para el trayecto desde el domicilio hasta el P+R, y el uso posterior del transporte público también puede estar exento de impuestos. La Fundación considera ilógico que no se pueda reembolsar sin impuestos el tramo intermedio esencial del aparcamiento cuando se cambia del transporte privado al público. 

3.2 Transporte público

Recomendación 6: Mantener y mejorar el sistema de deducciones al transporte público
La evaluación muestra que el régimen de deducción ov se utiliza ahora relativamente poco, pero que hay una sobrerrepresentación de los jóvenes y de las rentas más bajas. A pesar de que el régimen ha sido evaluado negativamente, la Fundación considera que no es prudente suprimir totalmente este régimen de deducción. La deducción es muy útil para los trabajadores con rentas más bajas.

Recomendación 7: Dar a conocer las opciones de la tarjeta ov
Los cuellos de botella en torno a la provisión de una tarjeta ov parecen haberse resuelto en gran medida. Ya no es necesario disponer de una tarjeta de ruta para recibir un reembolso libre de impuestos. La Fundación opina que puede que todavía no haya suficiente concienciación al respecto y se complace en llamar la atención de los interlocutores sociales descentralizados sobre este asunto.

3.3 Transporte en bicicleta

Recomendación 8: Presentar una enmienda legislativa para eliminar el recargo adicional por compartir bicicleta.
Incluso con el uso estrictamente profesional de una bicicleta compartida, la adición del 7% se aplica si el empresario pone la bicicleta a disposición para desplazarse al trabajo. En ese caso, según la Agencia Tributaria, una bicicleta de uso compartido es una bicicleta de alquiler, facilitada por el empresario. Incluso el uso de la bicicleta de transporte público está cubierto por esta prestación imponible adicional. La Fundación considera que esto es problemático e instaría al Gobierno a ajustarlo. Esto podría hacerse modificando la ley para que el uso (demostrable) estrictamente profesional de la bicicleta compartida no constituya una bicicleta de alquiler a la que se aplique el beneficio imponible adicional.

Recomendación 9: Explorar un préstamo sin intereses como opción para comprar una bicicleta
Actualmente, dos tercios de los trabajadores no reciben ninguna compensación cuando van al trabajo en bicicleta. Además, para la mitad de los empleados no existe la posibilidad de ahorrar para una bicicleta a efectos fiscales. A menudo, los empleados tienen que comprar su propia bicicleta si quieren utilizarla para desplazarse al trabajo. Las empresas que sí utilizan un plan de bicicletas trabajan, por ejemplo, con una bicicleta alquilada.

La Fundación también desea alertar a las partes negociadoras descentralizadas sobre la opción de un préstamo sin intereses, que a menudo es más favorable para un empleado. Con un préstamo sin intereses, un empleado puede pedir un préstamo para comprar una bicicleta (eléctrica) y luego devolverlo a través de las dietas de viaje. Supongamos que un empleado recibe 100 euros al mes en dietas de viaje, puede pagar una bicicleta de 1.200 euros en un año. Estos gastos de viaje están exentos de impuestos hasta 0,23 euros en el caso de una bicicleta privada, y el préstamo sin intereses entra dentro del régimen fiscal nulo. Además, después de pagar el préstamo, el empleado puede seguir percibiendo estos gastos de viaje con normalidad. Esto contrasta con una bicicleta alquilada, en la que el empleado no puede percibir dietas de viaje. Otra desventaja para los empresarios es que un préstamo sin intereses incita menos a utilizar la bicicleta. Por último, otra opción para los empresarios puede ser utilizar un plan de cafetería para adquirir una bicicleta con cargo a los salarios brutos. 

3.4 Otras recomendaciones

Recomendación 10: Examinar si se hace un buen uso de las dietas de viaje variables.
Las dietas de viaje fijas, muy utilizadas en el pasado, han sido sustituidas por dietas de viaje variables en muchas empresas. Las dietas de viaje variables se calculan en función del número real de kilómetros recorridos. Esto requiere que los empleados lleven un registro de sus viajes, como recibos de kilometraje o de ov, para reclamar esta dieta. Una desventaja de este sistema es que aumenta la no utilización, ya que exige más al empleado para reclamar los gastos.

La Fundación recomienda evaluar si una indemnización por desplazamiento variable no conduce a una no utilización excesiva. Si la empresa paga al empleado una dieta fija, periódica y exenta por desplazamiento y trabajo a domicilio, que se basa en un acuerdo por escrito sobre la frecuencia con la que el empleado trabaja desde casa y se desplaza a la oficina, no es necesario realizar un ajuste ocasional del patrón de desplazamiento. Esto ocurre cuando el empleado tiene que viajar a la oficina en un día de trabajo en casa para un evento del departamento, asistir a un curso externo o viajar a un cliente. En los casos en que no existe tal acuerdo escrito, sería bueno poder añadir más flexibilidad sin demasiada carga administrativa. Las recomendaciones 11 y 12 abordan esta situación.

Recomendación 11: Posibilitar el trabajo en casa y en la oficina en un mismo día
En efecto, sin el acuerdo escrito, no es fiscalmente posible que un empleado trabaje parte en la oficina y parte en casa el mismo día conservando la indemnización por desplazamiento y trabajo a domicilio exenta. En ese caso, el trabajador tiene que elegir entre percibir la indemnización por desplazamiento o la indemnización por trabajo a domicilio. Esto es incómodo, ya que el propio incentivo es que los empleados repartan más los desplazamientos a lo largo del día para reducir la congestión y los atascos. No se debe penalizar a un empleado por ir a la oficina parte del día y, en caso contrario, trabajar desde casa.

Recomendación 12: Reducir la carga administrativa de los días extraordinarios de oficina ocasionales
En el caso de un día de oficina extra ocasional, el empleado tendrá que gestionar manualmente que renuncia a la indemnización por trabajo a domicilio (o a la indemnización por desplazamiento, pero suele ser mayor). A continuación, hay que tramitarlo en los registros. Es mucha administración para una cantidad pequeña. Por analogía con el margen que existe con las dietas de viaje, sería bueno que hubiera más flexibilidad para que un empleado no se encontrara inmediatamente con todo tipo de trámites administrativos cuando surge un día de oficina extra ocasional.

Nota: Esta opinión puede entrar en juego en la propuesta de modificación del sistema fiscal, quizá antes.