La Agencia Tributaria ha publicado algunos ejemplos para aclarar las normas fiscales cuando los empleados utilizan coches compartidos. Se trata de siete preguntas y respuestas. Si estás pensando en utilizar un coche compartido, comprueba si se trata tu situación.
Ejemplo 1: el empresario reserva un coche para un viaje de trabajo
Un empresario tiene una suscripción con una empresa de coches compartidos. Con esta suscripción, puede reservar un coche cuando esté disponible. Uno de sus empleados necesita un coche para ir a ver a un cliente (por ejemplo, porque es difícil llegar en transporte público). El empresario reserva un coche para el empleado cerca de la estación de transporte público (o autoriza al empleado a reservar un coche a través de un portal/entorno online). No se permite el uso privado bajo pena de multa. El empresario comprueba que el kilometraje del coche (en la factura) coincide con el trayecto realizado por el empleado.
El empleado va en bicicleta hasta una estación de transporte público cercana. A continuación, el empleado toma el tren hasta una estación de transporte público cercana al cliente. Desde esa estación, para el tramo final, el empleado coge el coche compartido hasta el cliente y viceversa.
¿Qué implicaciones fiscales tienen los impuestos sobre las nóminas?
Comparte coche:
No se dispone de coche por las siguientes razones:
- El empleado sólo puede utilizar el coche en los desplazamientos de ida y vuelta al cliente.
- Durante este trayecto, el poder real de disposición sigue correspondiendo al empresario. Aunque el empleado tiene la capacidad de conducir el coche, no puede determinar la finalidad para la que lo utiliza. Sólo puede utilizar el coche para una misión comercial específica del empleador (a saber, el viaje concreto al cliente) y el empleador lo controla.
- El empresario asume directamente el coste del coche, por lo que se trata de un "transporte por cuenta del retenedor". Dado que el empleado se desplaza en coche a un cliente, se trata de un viaje de negocios y, por tanto, el coste real del coche no está sujeto a impuestos.
Transporte público:
El empresario puede conceder al trabajador por cuenta ajena una dieta por kilometraje no gravada de hasta 0,23 euros por kilómetro para viajar en transporte público, o puede conceder los costes reales del transporte público no gravados si son superiores. Si el empleador ha reembolsado, facilitado o puesto a disposición un abono de transporte público, el abono no está sujeto a impuestos.
Bicicleta:
El empresario puede conceder al trabajador una dieta por kilometraje exenta de impuestos de hasta 0,23 euros por kilómetro para los desplazamientos en bicicleta.
Ejemplo 2: el empresario suscribe una empresa de vehículos compartidos con el trabajador
Un empresario tiene un acuerdo con una empresa de coches compartidos para todos sus empleados. A partir de ahí, los empleados pueden reservar ellos mismos un coche (cercano) cuando esté disponible. Los empleados pueden reservar un coche para fines profesionales en cualquier momento. No es necesario que la empresa apruebe previamente el uso del coche, pero no se permite el uso privado bajo pena de multa. De hecho, la empresa controla el uso privado a posteriori mediante facturas y guarda constancia de este control en sus registros.
¿Qué implicaciones fiscales tienen los impuestos sobre las nóminas?
- Se ha puesto a disposición un coche por las siguientes razones. El empleado tiene poder real de disposición sobre el coche durante su uso. Tiene capacidad para conducir el coche y puede determinar a su discreción los fines para los que lo utiliza. El empresario no da una instrucción empresarial específica para el uso del coche. El empleado no está autorizado a utilizar el coche de forma privada, pero puede hacerlo. Dado que el control tiene lugar a posteriori, el empresario no puede impedir el uso privado.
- La prohibición real de uso privado permite al empresario demostrar que el vehículo se utiliza con fines privados durante un máximo de 500 kilómetros por año civil (norma de refutación).
- Se aplica el suplemento a tanto alzado nulo y, por tanto, no se gravan los kilómetros privados (es decir, un máximo de 500 kilómetros por año civil).
Ejemplo 3: el empleado está abonado a una empresa de coches compartidos / utiliza un viaje sencillo
Un empleado contrata en privado un abono con una empresa de coches compartidos. Esta suscripción le permite reservar un coche (cercano) cuando esté disponible. La empresa cobra al empleado una cuota mensual de suscripción y una tarifa por hora y kilómetro por el uso real del coche. Todos los gastos de carga, combustible y seguro están incluidos en la tarifa por hora/kilómetro.
A petición del empresario, el trabajador reserva un coche de su barrio durante un día para desplazarse con él a una conferencia y volver. El empleador reembolsa todos los gastos cobrados por la empresa de car sharing, consistentes en el coste prorrateado de la suscripción, el uso del coche para el viaje de negocios y los gastos de carga o combustible correspondientes. No está permitido el uso privado durante el trayecto al congreso. El empresario lo comprobará posteriormente.
¿Qué implicaciones fiscales tienen los impuestos sobre las nóminas?
No se dispone de coche por las siguientes razones:
- El empleado sólo puede utilizar el coche durante el trayecto de ida y vuelta a la conferencia.
- El empleador reembolsa todos los gastos del coche que ven a la asistencia al congreso. Dicho reembolso puede equipararse a un coche puesto a disposición. Sin embargo, esto no se discute en este caso, porque durante este viaje no se permite al empleado determinar la finalidad para la que utiliza el coche. El poder real de disposición sigue correspondiendo al empleador, ya que el empleado sólo puede utilizar el coche para una misión comercial específica del empleador (a saber, ir al congreso) y el empleador lo controla.
- El empresario puede reembolsar los gastos de desplazamiento al congreso hasta 0,23 euros por kilómetro, sin pagar impuestos. Si los costes reales son superiores y el empleador opta por reembolsar los costes reales, el exceso se grava. El empleador puede designar el reembolso adicional como partida imponible final.
Ejemplo 4: el empleado está suscrito a un coche compartido de la empresa / lo utiliza según sus necesidades
Un empleado contrata en privado un abono con una empresa de coches compartidos. Esta suscripción le permite reservar un coche (cercano) cuando esté disponible. La empresa cobra al empleado una cuota mensual de suscripción y una tarifa por hora y kilómetro por el uso real del coche. Todos los gastos de combustible y seguro están incluidos en la tarifa por hora/kilómetro.
El trabajador tiene permiso de su empresario para utilizar el coche si, en opinión del trabajador, es necesario para el trabajo. Se permite cierto grado de uso privado; el empresario no comprueba lo contrario. El empleado no lleva un registro de los viajes. El empleador reembolsa mensualmente la factura del empleado a la empresa de vehículos compartidos, lo que supone todos los costes, que consisten en los costes de suscripción, los costes de viaje y los costes de combustible, incluso si el empleado utiliza el coche para fines privados.
¿Qué implicaciones fiscales tienen los impuestos sobre las nóminas?
Se ha puesto a disposición un coche por los siguientes motivos:
- El empresario reembolsa todos los gastos del coche. Este reembolso puede equipararse a una puesta a disposición del vehículo (salario en especie). Esto es lo que se discute en este caso porque el empleado tiene poder real de disposición sobre el coche durante su uso. Tiene la capacidad de conducir el coche y puede determinar a su discreción los fines para los que lo utiliza. El empresario no da una instrucción empresarial específica para el uso del coche y no controla el uso (privado) del coche.
- Si el empleado no tiene acceso a un coche en todo momento (porque los coches compartidos están siendo utilizados por otras personas, por ejemplo), el régimen sólo se aplica durante los periodos en los que el empleado ha reservado el coche.
El empresario debe tener en cuenta un beneficio imponible adicional porque no puede cumplir la regla de refutación. El empresario no puede demostrar que el coche se utiliza para fines privados durante un máximo de 500 kilómetros al año natural. Al fin y al cabo, no puede presentar un registro de kilometraje concluyente ni demostrar de otro modo que no se ha superado el límite de 500 kilómetros.
Cuando el empleado utiliza distintos coches, la base de la adición (valor de catálogo) no siempre es la misma. El empresario debe tenerlo en cuenta a la hora de determinar el importe del suplemento. El empresario puede utilizar la matrícula para averiguar el valor de catálogo del vehículo. Los datos del vehículo usado figuran en la factura. El ejemplo 5 explica el cálculo de la adición con un ejemplo numérico.
Ejemplo 5: el empresario ofrece un coche compartido a través del presupuesto de movilidad
Un empresario pone a disposición de sus empleados un presupuesto de movilidad de 800 euros al mes. El empleado puede utilizar este presupuesto a través de una aplicación para viajes de negocios. Entre otras cosas, la aplicación permite al empleado reservar un coche en una empresa de alquiler. La empresa de alquiler de coches siempre tiene un coche disponible para el empleado. El empleado puede utilizar el presupuesto y, por tanto, el coche sólo para viajes de negocios. Si utiliza el coche para fines privados, la empresa de alquiler de coches factura los costes directamente al empleado. El empresario no comprueba el uso (privado) del coche. El presupuesto restante no se abona al empleado.
¿Qué implicaciones fiscales tienen los impuestos sobre las nóminas?
Se ha puesto a disposición un coche por los siguientes motivos:
- Durante el uso del coche, el poder real de disposición recae en el empleado. Al fin y al cabo, el empleado tiene la capacidad de conducir el coche y puede decidir a su discreción los fines para los que lo utiliza. El empresario no da una instrucción empresarial específica para el uso del coche y no controla el uso (privado) del coche. Dividir la facturación de los viajes de negocios entre el empleador y los viajes privados entre el empleado no hace que esto sea diferente.
- El empleado no puede tener acceso a un coche en todo momento. Esto se debe a que el empleado sólo puede utilizar la app hasta un determinado presupuesto. Por tanto, el plan solo se aplica a los días en que el empleado reserva un coche a través de la app.
Se trata de una adición a tanto alzado nula si resulta que el automóvil se utiliza con fines privados durante un máximo de 500 kilómetros por año natural (norma de refutación). El límite de 500 kilómetros para uso privado debe volver a calcularse en función del alcance de la disposición. Si un empleado utiliza la aplicación para un coche durante 10 días al año, se le aplica un límite de 13,6 kilómetros (10/365) en ese año civil. Para más kilómetros privados en ese año natural, el empresario tiene que tener en cuenta un suplemento (limitado en el tiempo). En principio, esto significa (suponiendo que se utilice siempre el mismo coche) un suplemento de 10/365 * (porcentaje de suplemento * valor de catálogo). Supongamos que el empleado tiene un coche con un valor de catálogo de 50.000 euros con un porcentaje de adición de 22%. La adición correspondiente al año natural en cuestión se redondea entonces a 301 euros (10/365 * (22% * 50.000 euros)). Si el valor de catálogo de los vehículos compartidos es diferente, debe tenerse en cuenta. Supongamos que el empleado tuviera acceso a un coche con un valor de catálogo de 30.000 euros durante 5 días, a un coche con un valor de catálogo de 40.000 euros durante 2 días y a un coche con un valor de catálogo de 50.000 euros durante 3 días. El cálculo de la adición en ese caso es: 5/365 * (tasa de adición * 30.000 euros) + 2/365 * (tasa de adición * 40.000 euros) + 3/365 * (tasa de adición * 30.000 euros).
Si no hay que tener en cuenta ninguna compensación adicional porque no se han recorrido más de 13,6 kilómetros con fines privados, los kilómetros privados se valoran a cero (compensación a tanto alzado de cero).
Ejemplo 6: el empresario alquila un coche para tres empleados
Un empresario alquila un coche a una empresa de alquiler de vehículos. La llave del coche la tiene la recepción y la utilizan alternativamente tres empleados. El empresario no controla el uso del coche y se permite el uso privado. No se lleva ningún registro de kilometraje.
El empleado A utiliza el coche 45 días en el año natural, el empleado B utiliza el coche 60 días y el empleado C utiliza el coche 100 días (total: 205 días de uso real). El coche tiene un valor de catálogo de 45.000 euros.
¿Qué implicaciones fiscales tienen los impuestos sobre las nóminas?
Se ha puesto a disposición un coche por los siguientes motivos:
- Los empleados tienen poder real de disposición sobre el coche. Tienen la capacidad de conducir el coche y pueden determinar los fines para los que lo utilizan. El empresario no da una instrucción empresarial específica para el uso del coche y no controla el uso (privado) del coche.
- Los empleados pueden tener acceso a un coche de forma continuada, entendiendo que los tres tienen que compartirlo. Por lo tanto, también cuentan los días en que el coche no se utiliza realmente. De hecho, el régimen se aplica a los días que el empleado puede utilizar el coche.
El empresario debe tener en cuenta un beneficio imponible adicional porque no puede demostrar que el coche se utiliza con fines privados durante un máximo de 500 kilómetros al año natural (regla de refutación).
El empresario debe repartir razonablemente la prestación adicional imponible de forma proporcional entre los tres trabajadores. La prestación imponible adicional total por el automóvil es de 9.900 euros (22% * 45.000 euros). Por ejemplo, la prestación adicional puede dividirse entre los empleados correspondientes de la siguiente manera:
- Empleado A: 2.173 euros (45/205e* € 9.900)
- Empleado B: 2.897 euros (60/205e* € 9.900)
- Empleado C: 4.829 euros (100/205e* € 9.900)
Ejemplo 7: el empresario tiene un coche de empresa para tres trabajadores
Un empresario tiene un coche en sus instalaciones que tres empleados pueden utilizar para fines profesionales. Al empresario le parece bien que los empleados utilicen también el coche para fines privados en los momentos en que el coche no está reservado por los respectivos compañeros. Sin embargo, el empresario no quiere correr con los gastos de los viajes privados. Está de acuerdo con los empleados en que deben pagar ellos mismos cualquier uso privado. Se instala en el coche un sistema informatizado de registro de viajes que permite determinar quién condujo el coche, cuándo, dónde y con qué fin (profesional o privado).
El empleado A utiliza el coche 60% y el empleado B 40%. El empleado C no utiliza el coche ya que está en uso continuo por los otros dos empleados.
¿Qué implicaciones fiscales tienen los impuestos sobre las nóminas?
Se ha puesto un coche a disposición de A y B por las siguientes razones:
- A y B tienen poder real de disposición sobre el coche. Tienen la capacidad de conducir el coche y pueden determinar la finalidad para la que lo utilizan. El empresario no da una instrucción empresarial específica para el uso del coche y no controla el uso (privado) del coche.
- C no tiene capacidad para utilizar el coche, ya que siempre lo utilizan los demás empleados. Por lo tanto, no tiene poder de disposición sobre el vehículo.
Se trata de una adición a tanto alzado nula para los trabajadores por cuenta ajena A y B si resulta que el coche se utiliza con fines privados durante un máximo de 500 kilómetros al año natural (regla de refutación). El límite de 500 kilómetros de uso privado debe volver a calcularse en función del alcance de la puesta a disposición del coche. Como el empleado A utiliza el coche 60% del tiempo, se le aplica un límite de 300 kilómetros (60% * 500). Para el trabajador B, se aplica un límite de 200 kilómetros (40% * 500). Para más kilómetros privados, el empresario debe tener en cuenta un suplemento a tanto alzado proporcional.
Supongamos que A ha utilizado el coche para fines privados durante más de 300 kilómetros, entonces se le aplica una adición a tanto alzado proporcional de 60% * (porcentaje de adición * valor de catálogo). Si B ha utilizado el coche para fines privados durante 200 kilómetros o menos, se le aplica una adición a tanto alzado nula.
Toda contribución personal por el uso privado del vehículo puede deducirse de la suma a tanto alzado.
ES 
NL 
EN 