Gebruik deelauto’s door werknemers - Waterland Accountants & Adviseurs

De Belastingdienst heeft een aantal voorbeelden gepubliceerd om de fiscale regels bij het gebruik van deelauto’s door werknemers te verduidelijken. Het gaat om zeven vragen en antwoorden. Overweegt u om een deelauto te gaan inzetten, kijk dan of uw situatie wordt besproken.

Voorbeeld 1: werkgever reserveert auto voor een zakelijke reis
Een werkgever heeft een abonnement bij een deelautobedrijf. Met dit abonnement kan hij bij beschikbaarheid een auto reserveren. Eén van diens werknemers heeft een auto nodig om naar een klant te rijden (bijvoorbeeld omdat die via het openbaar vervoer lastig bereikbaar is). De werkgever reserveert voor de werknemer in de buurt van het openbaar vervoer station een auto (of geeft via een portal/online omgeving toestemming aan de werknemer om een auto te reserveren). Privégebruik is niet toegestaan op straffe van een boete. De werkgever controleert of de kilometerstand van de auto (op de factuur) overeenkomt met de reis die de werknemer heeft gemaakt.

De werknemer gaat op de fiets naar een openbaar vervoer station bij hem in de buurt. Vervolgens gaat de werknemer met de trein naar een openbaar vervoer station in de buurt van de klant. Vanaf dat station neemt de werknemer voor het laatste stuk de deelauto naar de klant en vice versa.

Wat zijn de fiscale gevolgen voor de loonheffingen?

Deelauto:
Er is geen sprake van een ter beschikking gestelde auto om de volgende redenen:

De werknemer kan alleen gebruik maken van de auto tijdens de reis naar de klant en terug.
Tijdens deze reis blijft de feitelijke beschikkingsmacht bij de werkgever. De werknemer heeft weliswaar de mogelijkheid om de auto te besturen, maar hij mag niet bepalen voor welk doeleinde hij de auto gebruikt. Hij mag de auto alleen gebruiken voor een gerichte zakelijke opdracht van de werkgever (namelijk de betreffende reis naar de klant) en de werkgever controleert dit.
De werkgever neemt de kosten van de auto rechtstreeks voor zijn rekening, waardoor sprake is van ‘vervoer vanwege de inhoudingsplichtige’. Aangezien de werknemer met de auto naar een klant gaat, is sprake van een zakelijke reis en dus zijn de werkelijke kosten van de auto onbelast.

Openbaar vervoer:
De werkgever kan de werknemer een onbelaste kilometervergoeding geven van maximaal € 0,23 per kilometer voor de reis met het openbaar vervoer of hij kan de werkelijke kosten van het openbaar vervoer onbelast vergoeden als deze hoger liggen. Als de werkgever een OV-abonnement heeft vergoed, verstrekt of ter beschikking heeft gesteld is het abonnement onbelast.

Fiets:
De werkgever kan de werknemer een onbelaste kilometervergoeding geven van maximaal € 0,23 per kilometer voor de reis met de fiets.

Voorbeeld 2: werkgever heeft abonnement bij deelautobedrijf voor werknemers
Een werkgever heeft een afspraak met een deelautobedrijf voor al zijn werknemers. Op basis hiervan kunnen de werknemers bij beschikbaarheid zelf een auto (in de buurt) reserveren. De werknemers mogen te allen tijde een auto reserveren voor zakelijke doeleinden. Vooraf is geen goedkeuring van de werkgever voor het gebruik van de auto nodig, maar privégebruik is niet toegestaan op straffe van een boete. De werkgever houdt achteraf daadwerkelijk toezicht op het privégebruik middels de facturen en bewaart de vastleggingen van dit toezicht in zijn administratie.

Wat zijn de fiscale gevolgen voor de loonheffingen?

Er is sprake van een ter beschikking gestelde auto om de volgende redenen. De werknemer heeft feitelijk de beschikkingsmacht over de auto tijdens het gebruik. Hij heeft de mogelijkheid om de auto te besturen en kan naar eigen inzicht bepalen voor welke doeleinden hij de auto gebruikt. De werkgever geeft geen gerichte zakelijke opdracht voor het gebruik van de auto. De werknemer mag de auto niet privé gebruiken, maar kan dit wel. Omdat de controle achteraf plaats vindt, kan de werkgever privégebruik niet verhinderen.
De werkgever kan door het reëel verbod op privégebruik bewijzen dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt (tegenbewijsregel).
De forfaitaire bijtelling van nihil is van toepassing en de eventuele privékilometers (dus maximaal 500 kilometer op kalenderjaarbasis) zijn daarom onbelast.

Voorbeeld 3: werknemer heeft abonnement bij deelauto bedrijf / gebruik enkele rit
Een werknemer sluit in privé een abonnement af bij een deelautobedrijf. Met dit abonnement kan hij bij beschikbaarheid een auto (in de buurt) reserveren. Het bedrijf brengt iedere maand bij de werknemer abonnementskosten in rekening en een bedrag per uur en per kilometer voor het daadwerkelijke gebruik van de auto. Alle oplaad-, brandstof- en verzekeringskosten zijn inbegrepen in het uur/kilometertarief.

Op aangeven van de werkgever reserveert de werknemer voor een dag een auto in zijn buurt om daarmee naar een congres te gaan en terug. De werkgever vergoedt alle kosten die het deelautobedrijf in rekening brengt, bestaande uit de pro rata kosten van het abonnement, het gebruik van de auto voor de zakelijke rit en de hieraan gerelateerde oplaad-, dan wel brandstofkosten. Privégebruik tijdens de rit naar het congres is niet toegestaan. De werkgever controleert dit achteraf.

Wat zijn de fiscale gevolgen voor de loonheffingen?

Er is geen sprake van een ter beschikking gestelde auto om de volgende redenen:

De werknemer kan alleen gebruik maken van de auto tijdens de reis naar het congres en terug.
De werkgever vergoedt alle kosten van de auto die zien op het congres bezoek. Een dergelijke vergoeding kan worden gelijkgesteld met een ter beschikking gestelde auto. Dit is in dit geval echter niet aan de orde, omdat tijdens deze reis de werknemer niet mag bepalen voor welk doeleinde hij de auto gebruikt. De feitelijke beschikkingsmacht blijft bij de werkgever, omdat de werknemer de auto alleen mag gebruiken voor een gerichte zakelijke opdracht van de werkgever (namelijk naar het congres gaan) en de werkgever controleert dit.
De werkgever kan een onbelaste vergoeding geven voor de kosten van de reis naar het congres van maximaal € 0,23 per kilometer. Als de werkelijke kosten meer zijn en de werkgever kiest ervoor de werkelijke kosten te vergoeden, is het meerdere belast. De werkgever kan de aanvullende vergoeding aanwijzen als eindheffingsbestanddeel.

Voorbeeld 4: werknemer heeft abonnement met deelauto bedrijf / gebruik indien nodig
Een werknemer sluit in privé een abonnement af bij een deelautobedrijf. Met dit abonnement kan hij bij beschikbaarheid een auto (in de buurt) reserveren. Het bedrijf brengt iedere maand bij de werknemer abonnementskosten in rekening en een bedrag per uur en per kilometer voor het daadwerkelijke gebruik van de auto. Alle brandstof- en verzekeringskosten zijn inbegrepen in het uur/kilometertarief.

De werknemer heeft toestemming van zijn werkgever om de auto te gebruiken als dat naar het oordeel van de werknemer voor het werk nodig is. Enige mate van privégebruik is toegestaan, de werkgever controleert daar verder niet op. De werknemer houdt geen rittenregistratie bij. De werkgever vergoedt maandelijks de factuur die de werknemer aan het deelautobedrijf moet betalen, dat betekent alle kosten, bestaande uit abonnementskosten, ritkosten en brandstofkosten ook als de werknemer de auto voor privédoeleinden gebruikt.

Wat zijn de fiscale gevolgen voor de loonheffingen?

Er is sprake van een ter beschikking gestelde auto om de volgende redenen:

De werkgever vergoedt alle kosten van de auto. Een dergelijke vergoeding kan worden gelijkgesteld met een ter beschikking gestelde auto (loon in natura). Dit is in dit geval aan de orde omdat de werknemer feitelijk de beschikkingsmacht heeft over de auto tijdens het gebruik. Hij heeft de mogelijkheid om de auto te besturen en kan naar eigen inzicht bepalen voor welke doeleinden hij de auto gebruikt. De werkgever geeft geen gerichte zakelijke opdracht voor het gebruik van de auto en controleert het (privé)gebruik van de auto niet.
Als de werknemer niet te allen tijde kan beschikken over een auto (omdat de deelauto’s bijvoorbeeld in gebruik zijn bij anderen) is de regeling enkel van toepassing voor de perioden dat de werknemer de auto heeft gereserveerd.

De werkgever moet een bijtelling in aanmerking nemen, omdat hij niet kan voldoen aan de tegenbewijsregeling. De werkgever kan niet aantonen dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt. Hij kan immers geen sluitende kilometeradministratie overleggen of anderszins bewijzen dat de 500-kilometergrens niet is overschreden.

Wanneer de werknemer verschillende auto’s gebruikt, is de grondslag voor de bijtelling (cataloguswaarde) niet altijd hetzelfde. De werkgever moet daar rekening mee houden bij het vaststellen van de hoogte van de bijtelling. De werkgever kan met behulp van het kenteken de cataloguswaarde van de auto achterhalen. De gegevens van de gebruikte auto staat vermeld op de factuur. Bij voorbeeld 5 wordt de berekening van de bijtelling met een cijfervoorbeeld toegelicht.

Voorbeeld 5: werkgever biedt deelauto aan via mobiliteitsbudget
Een werkgever verstrekt aan werknemers een mobiliteitsbudget van € 800 per maand. Dit budget kan de werknemer via een app inzetten voor zakelijke reizen. Met de app kan de werknemer o.a. een auto reserveren bij een autoverhuurbedrijf. Het autoverhuurbedrijf heeft altijd een auto voor de werknemer beschikbaar. De werknemer mag het budget en dus ook de auto alleen voor zakelijke reizen gebruiken. Als hij de auto toch voor privédoeleinden gebruikt, factureert het verhuurbedrijf de kosten hiervan rechtstreeks aan de werknemer. De werkgever controleert het (privé)gebruik van de auto niet. Een eventueel restant van het budget wordt niet uitbetaald aan de werknemer.

Wat zijn de fiscale gevolgen voor de loonheffingen?

Er is sprake van een ter beschikking gestelde auto om de volgende redenen:

Tijdens het gebruik van de auto ligt de feitelijke beschikkingsmacht bij de werknemer. De werknemer heeft immers de mogelijkheid om de auto te besturen, en kan naar eigen inzicht bepalen voor welke doeleinden hij de auto gebruikt. De werkgever geeft geen gerichte zakelijke opdracht voor het gebruik van de auto en controleert het (privé)gebruik van de auto niet. Het splitsen van de facturering van zakelijke ritten aan de werkgever en de privéritten aan de werknemer maken dat niet anders.
De werknemer kan niet te allen tijde beschikken over een auto. De werknemer kan de app immers alleen inzetten tot een bepaald budget. De regeling is daarom enkel van toepassing op de dagen dat de werknemer een auto reserveert via de app.

Er is een forfaitaire bijtelling van nihil aan de orde als blijkt dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt (tegenbewijsregeling). De 500-kilometergrens voor privédoeleinden moet worden herrekend aan de hand van de mate van terbeschikkingstelling. Als een werknemer de app voor 10 dagen per jaar inzet voor een auto, geldt voor hem een grens van 13,6 kilometer (10/365) in dat kalenderjaar. Bij meer privékilometers in dat kalenderjaar dient de werkgever een (tijdsgelange) bijtelling in aanmerking te nemen. Dit betekent in beginsel (ervan uit gaande dat steeds dezelfde auto wordt gebruikt) een bijtelling van 10/365 * (bijtellingspercentage * cataloguswaarde). Stel de werknemer heeft een auto met een cataloguswaarde van € 50.000 met een bijtellingspercentage van 22%. De bijtelling over het betreffende kalenderjaar bedraagt dan afgerond € 301 (10/365 * (22% * € 50.000)). Als de cataloguswaarde van de deelauto’s verschilt, moet hier rekening mee gehouden worden. Stel de werknemer heeft 5 dagen de beschikking gehad over een auto met een cataloguswaarde van € 30.000, 2 dagen een auto met een cataloguswaarde van € 40.000 en 3 dagen een auto met een cataloguswaarde van € 50.000. De berekening van de bijtelling is in dat geval: 5/365 * (bijtellingspercentage * € 30.000) + 2/365 * (bijtellingspercentage * € 40.000) + 3/365 * (bijtellingspercentage * 30.000).

Als geen bijtelling in aanmerking hoeft te worden genomen omdat voor niet meer dan 13,6 kilometer voor privédoeleinden in gereden, worden de privékilometers op nihil gewaardeerd (forfaitaire bijtelling van nihil).

Voorbeeld 6: werkgever huurt een auto voor drie werknemers
Een werkgever huurt een auto bij een autoverhuurbedrijf. De sleutel van de auto is in beheer bij de receptie en wordt afwisselend gebruikt door drie werknemers. De werkgever controleert het gebruik van de auto niet en privégebruik is toegestaan. Er wordt geen kilometeradministratie bijgehouden.

Werknemer A gebruikt de auto 45 dagen in het kalenderjaar, werknemer B gebruikt de auto 60 dagen en werknemer C gebruikt de auto 100 dagen (in totaal: 205 dagen daadwerkelijke gebruik). De auto heeft een cataloguswaarde van € 45.000.

Wat zijn de fiscale gevolgen voor de loonheffingen?

Er is sprake van een ter beschikking gestelde auto om de volgende redenen:

De werknemers hebben de feitelijke beschikkingsmacht over de auto. Zij hebben de mogelijkheid om de auto te besturen, en kunnen bepalen voor welke doeleinden zij de auto gebruiken. De werkgever geeft geen gerichte zakelijke opdracht voor het gebruik van de auto en controleert het (privé)gebruik van de auto niet.
De werknemers kunnen doorlopend beschikken over een auto met dien verstande dat ze deze met z’n drieën moeten delen. Daarom tellen ook de dagen mee dat de auto feitelijk niet wordt gebruikt. De regeling geldt immers voor de dagen dat de werknemer de auto kán gebruiken.

De werkgever moet een bijtelling in aanmerking nemen, omdat de werkgever niet kan aantonen dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt (tegenbewijsregeling).

De werkgever moet de bijtelling in redelijkheid naar evenredigheid verdelen over de drie werknemers. De totale bijtelling voor de auto bedraagt € 9.900 (22% * € 45.000). De bijtelling kan bijvoorbeeld als volgt worden verdeeld over de betreffende werknemers:

Werknemer A: € 2.173 (45/205^e* € 9.900)
Werknemer B: € 2.897 (60/205^e* € 9.900)
Werknemer C: € 4.829 (100/205^e* € 9.900)

Voorbeeld 7: werkgever heeft één bedrijfsauto voor drie werknemers
Een werkgever heeft één auto op het bedrijfsterrein staan die drie werknemers kunnen meenemen voor zakelijk gebruik. De werkgever vindt het goed dat de werknemers de auto ook voor privédoeleinden gebruiken op momenten dat de auto niet gereserveerd is door de betreffende collega’s. De kosten voor de privéritten wil de werkgever echter niet zelf dragen. Hij spreekt met de werknemers af dat zij eventueel privégebruik zelf moeten betalen. In de auto is een geautomatiseerde rittenregistratie geplaatst, waarmee kan worden vastgesteld wie er wanneer, waar en waarvoor (zakelijk of privé) met de auto heeft gereden.

Werknemer A maakt 60% gebruik van de auto en werknemer B 40%. Werknemer C maakt geen gebruik van de auto, omdat die continue in gebruik is bij de andere twee werknemers.

Wat zijn de fiscale gevolgen voor de loonheffingen?

Er is sprake van een ter beschikking gestelde auto aan A en B om de volgende redenen:

A en B hebben de feitelijke beschikkingsmacht over de auto. Zij hebben de mogelijkheid om de auto te besturen en kunnen bepalen voor welk doeleinde zij de auto gebruiken. De werkgever geeft geen gerichte zakelijke opdracht voor het gebruik van de auto en controleert het (privé)gebruik van de auto niet.
C heeft niet de mogelijkheid de auto te gebruiken; deze is immers altijd in gebruik bij de andere werknemers. Hij heeft daardoor feitelijk niet de beschikkingsmacht over de auto.

Er is een forfaitaire bijtelling van nihil aan de orde voor werknemer A en B als blijkt dat de auto op kalenderjaarbasis voor niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden wordt gebruikt (tegenbewijsregeling). De 500-kilometergrens voor privédoeleinden moet worden herrekend aan de hand van de mate van terbeschikkingstelling. Aangezien werknemer A de auto 60% van de tijd gebruikt geldt voor hem een grens van 300 kilometer (60% * 500). Voor werknemer B geldt een grens van 200 kilometer (40% * 500). Bij meer privékilometers moet de werkgever een evenredige forfaitaire bijtelling in aanmerking te nemen.

Stel A heeft de auto voor meer dan 300 kilometer voor privédoeleinden gebruikt, dan geldt voor hem een evenredige forfaitaire bijtelling van 60% * (bijtellingspercentage * de cataloguswaarde). Als B de auto voor 200 kilometer of minder voor privédoeleinden heeft gebruikt, geldt voor hem een forfaitaire bijtelling van nihil.

De eventuele eigen bijdrage voor het privégebruik van de auto mag in mindering worden gebracht op de forfaitaire bijtelling.